日记账是按照经济业务的发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔登记的账簿。设置日记账的目的是为了将经济业务按时间顺序清晰地反映在账簿记录中。
进行日记帐的设置工作,首先要确定其种类和数量。日记帐在不同的会计 核算组织形式下,其具体用途是不同的。如果日记账用作过帐媒介(如通用日记帐、日记总帐核算组织形式),则要求设置一个严密完整的序时帐簿体系,包括企业的所有经济业务;如果日记时帐不用作过帐媒介,则不必考虑其体系的完整性,只需设置某些特种日记帐即可。通常设置的特种日记帐主要包括现金日记帐和银行存款日记帐,极少数企业还设置销货日记帐和购货日记帐。
现金日记帐是专门记录现金收付业务的特种日记帐,它一般由出纳人员负责填写。现金日记帐既可用作明细帐,也可用于过帐媒介。在现金收付业务较多的企业,也可分别设置现金收入日记帐和现金支出日记帐,它们只能是单栏式的日记帐;现金日记帐还可设置成三栏式的日记帐(分别见表 、表 、表)。除非企业现金收付业务特别繁多,一般情况下,只设置三栏式的现金日记帐。
银行存款日记帐是用来记录银行存款收付业务的特种日记帐。其设计方法与现金日记帐基本相同,但须将帐簿名称分别改为“银行存款收入日记帐”、“银行存款付出日记帐”和“银行存款日记帐”,并将前两种帐页左上角的科目名称改为“银行存款”。而且一般应相应增加每笔存款收支业务所采用的结算方式一栏,以便分类提供数据和据以进行查对、汇总。一般企业也只设置三栏式的银行存款日记帐。其基本格式可参照现金日记帐,不另赘述。
在日记帐用作过帐媒介时,必须设置普通日记帐,用以记录全部转帐业务,逐日逐笔进行登记。普通日记帐可以采用帐户两栏式,也可采用金额双栏式,但后者更为简便易行。
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